Protection des données à caractère personnel

Les inscriptions des étudiants et la gestion de leur scolarité font l'objet d'un traitement de données personnelles mis en oeuvre par l'ULCO.

Le Président de l'Université du Littoral Côte d'Opale est responsable de ce traitement.

Objectifs du traitement

Finalités

Le traitement a pour finalité, dans la limite des missions respectives des usagers du traitement :

1. d'assurer la gestion administrative (scolaire et périscolaire) et pédagogique des étudiants de l'université, notamment :

- la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques via notamment des services numériques ;
- la gestion comptable des paiements et remboursements de droits ;
- la constitution d'une carte d'étudiant multiservices permettant de gérer l'accès de l'étudiant à des services universitaires ou interuniversitaires (en particulier : bibliothèques, restaurants, médecine préventive, actions sportives et culturelles, information, orientation et insertion professionnelle, accès aux bâtiments) ;
- la préparation des sessions d'examen ;
- la gestion des épreuves et de l'ensemble des activités d'évaluation (notes, stages, autres) en vue de la diplomation des étudiants ;
- la gestion des travaux de recherche des étudiants (thèses, mémoires, autres travaux) et leur exploitation, la gestion des habilitations à diriger des recherches (HDR) ;
- la gestion de façon périodique et automatique des transferts des inscriptions administratives des établissements vers la base centrale du Centre Nationale des Oeuvres Universitaires et Scolaires (CNOUS)
- la remontée des inscrits post-bac vers la plateforme Parcoursup via un web service

2. de mettre à la disposition des étudiants des espaces numériques de travail (ENT) leur permettant d'accéder, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques.

3. de permettre un pilotage administratif et pédagogique à partir d'un outil de requêtage ou d'édition de données.

4. de permettre aux établissements, par l'intermédiaire du traitement SISE (mis en oeuvre par la sous-direction des Systèmes d'Information et des Etudes Statistiques du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche), une remontée d'informations à des fins statistiques et de répartition des moyens vers l'administration centrale du ministère chargé de l'enseignement supérieur.

5. de permettre la mise en oeuvre d'enquêtes, sur les conditions de vie des étudiants, d'une part, sur leur parcours et leur insertion, d'autre part, conformément aux textes législatifs et réglementaires en vigueur.

6. d'organiser les élections statutaires au sein de l'établissement.

Bases légales

La gestion administrative et pédagogique des étudiants relève de la mission d'intérêt public de l'établissement (article 6.1(e) du RGPD). Le transfert de dossier universitaire vers un autre établissement à l'initiative de l'étudiant relève du consentement de l'intéressé (article 6.1(a) du RGPD). Les transferts de données personnelles vers d'autres organismes publics sont nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt public (article 6.1(e) du RGPD) dont sont investis ces organismes oeuvres universitaires et scolaires, organismes statistiques).

Données traitées

Catégories de données à caractère personnel enregistrées :

1. Concernant l‘étudiant :

- l'identité (le nom, les prénoms), la civilité, le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité, la photographie (sous réserve d'un consentement exprès), l'adresse, le numéro de téléphone fixe ou mobile, l'adresse de courrier électronique personnelle, la nature des équipements et des services nécessaires à la prise en charge d'un handicap éventuel, n° étudiant (local), n° CVEC, l'adresse électronique et l'identifiant du compte numérique délivrés par l'établissement ;
- le numéro transmis à l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement Sise ;
- la situation sociale : situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), professions et catégories socioprofessionnelles (PCS) ;
- l'activité périscolaire : pratique d'un sport ou de toute autre activité proposée par un service universitaire ou interuniversitaire ;
- les modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur, les formations et les diplômes : notamment la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu (type, cursus, intitulé, lieu, année), domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens), stage ;
- les notes obtenues par l'étudiant : toute note obtenue par l'étudiant au cours de son cursus, quelle que soit la discipline, et que seuls les enseignants concernés sont habilités à connaître ;
- l'état comptable des paiements et remboursements.

2. Concernant les parents : professions et catégories socio-professionnelles (PCS), adresse.

Source des données

Les données collectées de manière indirecte sont issues des opérations préalables à l'inscription réalisées via l'une des sources suivantes :

- plateformes Parcoursup, MonMaster, Etudes en France (campusfrance) ;
- écoles internes ULCO ;
- établissements partenaires dont alliance A2U, IFSI, ESPE, Université Catholique de Lille ;
- application ULCO-Candidat (filières sélectives) ;
- autres établissements d'enseignement supérieur en cas de transfert arrivée.

Les informations de pré-inscriptions ont été collectées directement auprès des personnes concernées.

Durée de conservation

La durée de conservation des données ne pourra excéder, à compter de la date de la dernière inscription de l'étudiant dans l'établissement :

- en base active : 3 ans ;

- puis, en base intermédiaire : 7 ans.

Un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l'étudiant est conservé 50 ans à compter de la date de la dernière inscription de l'étudiant dans l'établissement.

Destinataires des données

Sont seuls destinataires des informations traitées, dans la limite de leurs attributions respectives, et aux seules fins de l'accomplissement de leurs missions :

1. Au niveau de l'administration centrale, les agents habilités :

- de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance, de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle, (DGESIP) ;
- de la direction générale pour la recherche et l'innovation (DGRI) ;
- de la direction générale des finances publiques (DGFIP).

2. Au niveau du rectorat, les agents habilités :

- de la chancellerie des universités ;
- du service statistique rectoral.

3. Au niveau des établissements, les agents habilités :

- des services de la présidence, de la direction générale des services ou du secrétariat général de l'établissement et de l'agence comptable ;
- des services de scolarité centrale, des composantes et services communs tels qu'ils sont définis aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l'éducation ;
- de tout autre service universitaire ou interuniversitaire de gestion des enseignements et activités périscolaires proposés à l'étudiant ;
- du corps professoral susceptible d'accéder aux informations relatives à la saisie des notes ;
- des services en charge des enquêtes statistiques relatives aux parcours, à l'insertion et aux conditions de vie des étudiants ;
- de la Direction des Systèmes d'Information pour la constitution du référentiel des comptes numériques nécessaires à délivrer les accès des usagers à l'ensemble des services numériques proposés par l'établissement ;
- du service de médecine préventive ;
- du service juridique pour l'organisation des élections.

4. Les agents spécifiquement habilités :

- de l'observatoire de la vie étudiante (OVE national);
- du centre national des oeuvres universitaires et scolaires (Cnous) et des centres régionaux et locaux des oeuvres universitaires et scolaires (Crous et Clous) ;
- du Cereq (Centre d'Etudes et de Recherche sur les Qualifications) ou tout autre service statistique public conformément à la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques ;
- de la Trésorerie Générale ;
- de l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (Abes) ;
- de Parcoursup ;
- des organismes publics et privés partenaires de l'établissement d'enseignement, uniquement dans le cadre de la création de structures interuniversitaires (Alliance A2U,…), de conventions de formation ou bien de l'accueil de stagiaires ;
- des établissements de droit public ou de droit privé, membres de la fédération Éducation-Recherche, uniquement pour fournir les services numériques en ligne définis par cette fédération.

5. pour les étudiants étrangers, les agents habilités :

- de l'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration ;
- du service de l'immigration et de l'intégration des préfectures du Nord et du Pas de Calais.

Transfert hors union européenne

Aucun transfert de données en dehors de l'union européenne n'est réalisé hormis le transfert de données ou de dossiers à l'étranger effectué dans le cadre de la mobilité internationale des étudiants. Ce type de transfert est soumis au recueil du consentement exprès de l'intéressé.

Droits des personnes

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Conformément au règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité des données vous concernant auprès de la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante : scolarite@univ-littoral.fr
Le droit d'opposition ne s'applique pas à ce traitement.

Pour toute information complémentaire concernant l'exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection des Données:
- par voie postale: (ULCO 1 place de l'Yser BP 71022 59375 Dunkerque cedex 1)
ou
- par voie électronique (dpo@univ-littoral.fr).

Si, après avoir contacté l'université, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés en suivant ce lien : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/